纸质文件如何转换为pdf文档?
随着互联网的深入发展,大数据、云计算逐步走进了人们的工作生活,信息互联互通现在越来越重要。如何将传统的纸质文档数字化,实现信息的共享,成了人们迫切需要解决的问题。
一种是用传统的扫描仪,每种扫描仪都配有专用的扫描软件,利用它可以快速将纸质文件扫描成pdf文件,尤其是一些高速扫描仪,扫描速度快、操作智能方便。
另一种是使用第三方软件,事先将文档拍成照片,然后用第三方软件将他们合称为pdf文档。第三方软件很多,我给大家推荐是一个简单易用的WPS Office2016。这款软件普及率高,与Word的一样,几乎人人都会,所以很容易上手。
下面我们就详细了解这两种将纸质文档转换为pdf文件的操作方法。
一、用扫描仪
由于每种扫描仪所配的扫描软件不同,所以操作方法各异。当然基本操作方法是一样的。这里以我所用的联想多功能一体机为例进行介绍。这个一体机集打印、复印、扫描、传真功能于一身,它配的扫描软件使用非常方便。
启动扫描软件,单击右上角的“配置”按钮。
依次选择“按钮设置—扫描—文件”,在打开的“文件”设置对话框中,在“文件类型”下拉列表中选择“pdf”,其他参数可以根据自己的需要设置。
单击确定按钮,返回主界面,单击“文件”图标,开始扫描,扫描结束就会在保存目录中自动生成一个pdf文档。
二、用WPS Office2016
WPS Office2016有一个特色功能,就是可以将word的文档直接保存为pdf文件,这样我们就不用去找一些专门的pdf编辑工具来制作pdf文件,大大方便了用户的操作。这是我一直给大家推荐办公软件用WPS Office的原因:简单易用,功能有特色。
启动“WPS文字”,单击“插入—图片”,找到你事先保存拍照好的文档图片,单击“打开”按钮,将它插入到当前的文档中。
单击右上角的“WPS文字”图标,在弹出的菜单中选择“另存为—输出为pdf格式”,打开“输出pdf文件”对话框,你可以根据自己的需求对pdf文档参数进行设置,当然也可以直接单击“确定”按钮,输出pdf文件。
PS: 你可以同时插入多张图片,生成pdf文件。
如果你想让插入的图片按一定的顺序排列,比如我们拍照的书本,让他从1到100页顺序生成一个pdf文件。这时就需要将拍照的图片按顺序命名为如001到100,这样在批量插入这些图片时,就会自动按顺序排列。
以上两种方法各有优缺点,用扫描仪扫描的文件质量高,但需购买专用的扫描仪,投入大,操作也稍嫌麻烦。用WPS Office简单易用,但拍照的照片受拍摄者水平的影响,拍摄出来的图片水平不一,不能保证质量。日常可以使用,正式场合还是建议大家用扫描仪。
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