常用的工作流应包含节点管理、流向管理、流程样例等基础功能。工作流在应用系统中，通常会依据角色、分工与现实条件的不同点，来合理安排路由传递，高效分配内容等级，帮助用户解决企业与组织运行过程中的核心问题。
尽管工作流已经在多个领域发光发热，但对工作流的定义还没有能够统一和明确。耶奥加科普洛斯（Georgakopoulos）曾经对工作流给出定义：其是将一组任务组织起来以完成某个经营过程，定义了任务的触发顺序和触发条件，每个任务可以由一个或多个软件系统完成，也可以由一个或多个人完成，还可以由一个或多个人与软件系统协作完成。
而工作流管理的标准化组织，工作流管理联盟(Workflow Management Coalition，WfMC)于1993年成立，标志着工作流技术逐步走向成熟。但WfMC对工作流给出定义为：工作流是指一类能够完全自动执行的经营过程，根据一系列过程规则，将文档、信息或任务在不同的执行者之间进行传递与执行。
在后期，为方便维护，开发者多选择将应用程序做成模块化结构，有利于将来业务流程发生变化时（决策权、组织结构变动）更迅速地更新业务逻辑。应用程序如果缺乏完备高效的逻辑层（工作流引擎），则可能会导致信息路由错误和运行效率低下。
面向服务的结构体系，是一类在架构上的模型组件，它将软件的不同功能与单元，通过服务间定义的接口和契约联系起来。通常采用中立方式定义接口，它独立于硬件、系统和编程语言。工作流引擎使得构建在这类系统中的服务，可以统一交互。
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